Como controlar o fluxo de caixa em sua escola

Como controlar o fluxo de caixa em sua escola?

 
Um dos principais controles financeiros que devem existir na gestão de uma escola é o fluxo de caixa. É através dele que o gestor escolar consegue acompanhar a movimentação dos recursos financeiros, considerando entradas, saídas e saldos bancários.

O formato do fluxo de caixa pode variar conforme os objetivos, porém as informações devem estar estruturadas diariamente e de forma acumulada, informando os pagamentos, recebimentos e o saldo, ao longo de um determinado tempo.

Tipos de fluxo de caixa

Considerando o período de análise, existem dois tipos de fluxo de caixa: previsto e realizado.

Fluxo de caixa previsto

O fluxo de caixa chamado de previsto contém dados relativos a um período futuro. Vamos imaginar que o gestor da escola deseja saber quanto terá em caixa no final do mês. Seu relatório deverá conter uma relação de todos os recebimentos e pagamentos previstos neste período. Através do Fluxo de Caixa previsto, o gestor escolar pode manter suas contas em equilíbrio, postergando ou adiantando receitas ou débitos ao longo de um período.

Fluxo de caixa realizado

O fluxo de caixa realizado é um relatório contendo valores que efetivamente foram recebidos ou pagos pela instituição. Aponta a situação real do caixa da escola na data pesquisada.

Passo a passo para elaborar um fluxo de caixa

#passo 1 – Quais as contas bancárias que a escola utiliza?

Para onde vão os valores recebidos pela escola? Liste todas as contas corrente ou poupança que você deseja que os saldos façam parte de seu fluxo de caixa.

#passo 2 – Qual o saldo atual de cada conta?

Para que o saldo final de seu fluxo de caixa em um determinado período esteja correto é fundamental que o saldo inicial seja acertado. Caso tenha valores em dinheiro mantidos na tesouraria, por exemplo, considere-os na composição de seu saldo registrando-os como saldo do caixa.

#passo 3 – Classifique suas despesas e receitas

Para facilitar o processo de tomada de decisões, o ideal é que as movimentações do fluxo de caixa sejam registradas em categorias.

Pensando nas receitas, podemos separar os recebimentos em mensalidade, taxa de matrícula, taxa de material escolar etc.

Para as despesas, existem vários tipos comuns, como aluguel, Telefone, alimentação, salários, impostos etc.

Porém, tanto nas receitas quanto nas despesas não existe uma regra para criação de categorias, já que elas vão variar conforme o perfil e os objetivos da escola. O mais recomendado é que a criação das categorias seja feita a partir das análises e conclusões que o gestor precisará tirar a partir do fluxo de caixa.

#passo 4 – Defina como controlar seu fluxo de caixa

Um recurso muito utilizado são as planilhas de excel. Na internet, existem diversos modelos, alguns pagos e outros gratuitos. Em alguns casos, o excel pode ser uma boa opção. Porém, a manutenção de dados em planilha é uma tarefa que demanda tempo e que não oferece muita segurança. Um clique em célula errada pode gerar saldos incorretos e de difícil percepção.

O ideal é que a emissão do fluxo de caixa seja feita a partir de informações estruturadas obtidas de um sistema de gestão escolar.

Ao trabalhar com um sistema de gestão escolar, a escola ganha agilidade na obtenção das informações e reduz a possibilidade de erros.

No momento em que a secretaria escolar faz a matrícula de um aluno, por exemplo, automaticamente os valores passam a fazer parte do relatório de fluxo de caixa previsto.

Quanto a tesouraria faz a baixa de uma mensalidade recebida, o valor é adicionado ao saldo da conta que recebeu o valor.

Importante:  A emissão de fluxo de caixa é apenas um dos relatórios necessários para garantir o sucesso da gestão escolar.

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