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Matrícula online e assinatura eletrônica: fique por dentro das vantagens!

O digital nunca esteve tão em alta: a pandemia do Covid-19 e as consequentes medidas de isolamento social obrigaram as escolas a operarem no modo online e, agora, esse é um caminho sem volta. A tendência é que, cada vez mais, os processos e serviços aconteçam digitalmente, mesmo no mundo pós-pandemia.

E não estamos falando apenas da aula online, que foi a principal experiência dos últimos meses. Na escola há diversos processos que podem acontecer com muita facilidade e até com melhores resultados no digital. Um deles é a matrícula online, que otimiza o tempo dos funcionários do administrativo e reduz gastos das instituições.

Neste artigo, você vai saber quais são as vantagens de promover as matrículas e rematrículas online e como implementar esse recurso da melhor maneira, usando a assinatura eletrônica.

Benefícios da matrícula online

São muitos os benefícios que a sua escola pode ter ao optar por esse tipo de recurso no ambiente virtual. No entanto, há alguns que se destacam e foram justamente eles que separamos para você!

Agilidade no processo

Quanto mais rápidas forem feitas as matrículas e rematrículas, melhor será, tanto para a instituição de ensino quanto para os alunos e para os seus respectivos responsáveis. A matrícula online já começa com essa vantagem.

Quando se utiliza a forma manual, leva-se tempo de deslocamento e de entrega e recebimento de correspondências. Ambos os lados precisam se comprometer com prazos, terem um tempo disponível para recebimento e entrega e, ainda, precisam lidar com imprevistos de última hora.

Já a matrícula online permite que tudo seja feito rapidamente, em apenas alguns minutos, por meio de um computador ou celular, de onde as pessoas estiverem. Com isso, as chances de quaisquer tipos de impedimentos são praticamente nulas.

Dessa forma, os profissionais da escola podem focar em outras tarefas, os responsáveis pelos estudantes conseguem resolver a questão de maneira bem mais rápida e confortável e os alunos têm a situação deles regularizada de forma breve.

Redução de gastos e tempo

O tempo é algo cada vez mais valorizado nos dias de hoje. Por isso, soluções como a matrícula online que são capazes de otimizá-lo são muito bem-vindas. 

Quando se trata da realidade das escolas essa otimização do tempo traz consigo mais uma vantagem: a redução de gastos. Isso porque os colaboradores conseguem fazer mais atividades no mesmo horário de trabalho, uma vez que as suas tarefas tornam-se mais práticas e eficazes. Isso reduz, inclusive, a necessidade de contratar um maior número de pessoas.

Além disso, no modelo tradicional gasta-se bastante com documentação em papel, o que não acontece com a matrícula online. No digital, o funcionário pode até errar, refazer processos e corrigir tudo ali mesmo no computador, sem necessidade de tantas impressões, grampos, clipes e outros materiais que podem acabar gerando um custo alto.

Comodidade para os alunos e responsáveis

Uma escola deve sempre pensar no bem-estar dos seus alunos e dos responsáveis por eles. Faz parte do trabalho da instituição de ensino prezar para que todos estejam satisfeitos. Isso envolve uma série de fatores, que vão além do básico, que é a qualidade do ensino.

Em um mundo em que tanto se fala do aumento do estresse e da ansiedade, as pessoas querem menos desgaste com determinados processos e burocracias. Por isso, oferecer facilidades para o dia a dia delas é de suma importância.

Com a matrícula online e a possibilidade de realizá-la a qualquer hora e em qualquer lugar por meio de uma tela, você irá proporcionar muito mais comodidade para os responsáveis e os estudantes.

Oferecer a matrícula online é um diferencial no mercado

A matrícula online pode atuar como um importante diferencial da sua escola. As pessoas estão mais exigentes em relação aos produtos e serviços que elas consomem. Nesse contexto, as instituições de ensino devem ser capazes de oferecer recursos relevantes, que facilitem o cotidiano dos indivíduos e os façam sentir-se realizados com o local.

Além disso, o uso cada vez maior da tecnologia faz com que os lugares que não os utilizam sejam vistos muitas vezes como ultrapassados ou mesmos distantes de uma realidade mais próspera e eficiente. Certamente, não é essa a imagem que você deseja que a sua instituição de ensino transmita.

Ambientes mais modernos, que lançam mão de recursos e ferramentas estratégicas, costumam ser muito mais valorizados. Dessa forma, percebe-se que eles não pararam no tempo, mas estão dispostos a investir naquilo que realmente vai garantir mais qualidade para todos os envolvidos.

Conferência automática de dados

Nenhum documento está isento de erros. Mas, em processos manuais, percebê-los é muito mais desafiador do que no ambiente eletrônico, que oferece a conferência automática de dados.

Ao assinar um contrato, é de extrema importância que todos os dados estejam corretos e devidamente preenchidos. No meio eletrônico, se a pessoa se esquecer de algo ou mesmo digitar um número inconsistente, o próprio sistema vai emitir o alerta e pedir os ajustes necessários.

Com isso, os resultados são muito melhores e a instituição se livra, inclusive, de vários problemas vindouros. A automatização tem muito a contribuir.

Como a assinatura eletrônica pode ajudar na matrícula online

Agora que você chegou até aqui, pode estar se perguntando como a assinatura dos contratos é feita no meio virtual. É plenamente possível e totalmente eficaz! Basta utilizar a assinatura eletrônica, recurso que já vem sendo amplamente usado nas mais diversas organizações, de todos os portes e segmentos.

O que é a assinatura eletrônica?

Mas, afinal, o que é a assinatura eletrônica? Como o próprio nome sugere, é um recurso que permite a assinatura de documentos eletrônicos, com a utilização de dados criptografados. É algo totalmente seguro e autêntico.

Além disso, no caso de pessoas mal intencionadas tentarem modificar um documento com esse tipo de assinatura, surgirá um problema de integridade, invalidando totalmente o conteúdo. Ou seja, falsificar algo em papel acaba sendo muito mais fácil.

Outro ponto importante que se pode acrescentar aqui diz respeito a outro tipo de segurança, que não se tem com documentos físicos. Enquanto o papel pode ser perdido, sofrer com a ação do tempo ou até mesmo sumir em um incêndio, por exemplo, o mesmo não ocorre com o documento devidamente guardado no ambiente virtual.

Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica

Se você tem dúvidas acerca da validade jurídica ou mesmo preocupações em relação a isso, pode ficar tranquilo. A assinatura eletrônica não é diferente da manual nesse quesito, tendo a sua validade garantida por meio da Medida Provisória (MP) 2.200-2, conforme o artigo 10, parágrafo 2.

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Além disso, o artigo 441 do Código Civil também destaca a validade dos contratos eletrônicos ao dizer que: “Serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica” 

Dessa maneira, você e a sua escola estarão completamente amparados do ponto de vista legal, sem maiores problemas em relação ao assunto.

A matrícula online é um importante recurso para todos que compõem a comunidade escolar e pode ser feita por meio de software específico. Por meio dela e com a utilização da assinatura eletrônica, é possível otimizar o tempo, reduzir gastos e, ainda, levar muito mais satisfação tanto para os colaboradores quanto para os responsáveis pelos estudantes. 

 

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