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Política de convênios e descontos pode driblar evasão e inadimplência nas instituições de ensino

Fim de ano, período de matrículas e uma palavra parece rondar e até assombrar algumas escolas: desconto. Todo mundo quer sua porcentagem de redução no preço da mensalidade e, se a gestão da escola não estiver preparada, esse pode ser um cenário de caos.

Mas, a culpa nunca foi do desconto em si. A política de abater parte do valor da mensalidade é uma excelente forma de trabalhar a captação e retenção de alunos. E quando ela é associada a uma estratégia ainda mais inteligente, como a formação de convênios, se torna um notável benefício, que funciona como diferencial da instituição.

A grande diferença está em como o gestor olha para a política de descontos: ele pode ser refém dela e conceder as deduções porque está encostado na parede. Ou pode usá-la como ferramenta de promoção da escola e estratégia para driblar a evasão e a inadimplência.

A diferença entre um e outro passa, principalmente, por um bom planejamento.

Sua escola tem que oferecer descontos?

É muito raro uma instituição de ensino – independente da faixa etária atendida – que não oferece nenhum tipo de desconto. Como já dissemos, se a estratégia for bem construída ela pode trazer muito retorno para a escola, seja em maior número de alunos ou na diminuição da inadimplência.

Mas, há alguns indicadores que ajudam o gestor a entender se esse é um assunto mais urgente ou não para sua instituição. Um deles é a quantidade de alunos nas salas de aula. É como um termômetro! Se suas salas estão cheias você certamente não precisará pensar tanto em descontos. Mas, se sua escola está ficando com espaço ocioso e suas salas estão vazias, é um bom momento de pensar sobre o assunto.

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Outro indicador é a procura por matrículas. Sua escola tem fila de espera e os alunos brigam por uma vaga? Então conceder descontos também não precisa estar entre as suas prioridades. Mas, se sua instituição tem dificuldade de efetuar novas matrículas e ainda perde alunos continuamente, uma política de descontos bem desenhada pode ajudar a mudar esse cenário.

O gestor ainda pode se guiar por outros indicadores, como grau de satisfação dos estudantes e de suas famílias; tempo de permanência do aluno na escola/faculdade e crescimento do faturamento da instituição.

Mais que descontos, aposte em convênios!

Uma forma inteligente de trabalhar os descontos são os convênios. A escola pode se associar a diferentes empresas e programas e conceder deduções no valor da mensalidade a todos que se encaixem nas regras da parceria. Pode ser, por exemplo, bolsas de estudo para os funcionários de uma empresa parceira. Ou quem, sabe, descontos na mensalidade para os filhos desses funcionários.

A grande sacada do convênio é que ele ganha forma de benefício e pode atingir pessoas que, se não fosse por isso, nunca se tornariam clientes. É diferente de conceder um desconto de 10% ou 15% de forma aleatória. Com o convênio você diz: você tem direito a esse privilégio por ser um funcionário dessa empresa. Bem mais atraente, concorda?

O convênio também pode ser fechado com outras escolas que oferecem ensino para faixas etárias ou estágios complementares. Por exemplo, uma escola de educação infantil que só atende crianças até cinco anos pode fazer uma parceria com aquela que oferece a partir do 1º ano. Nesse formato, a instituição que “ganhará” os alunos da outra oferece um desconto para essas famílias.

Outros tipos de benefícios

Outro exemplo diferenciado de atrair e reter alunos são os programas voltados para os esportistas. A escola pode propor condições especiais para aqueles alunos que vão representá-la em competições de diferentes modalidades. Ela pode oferecer mais flexibilidade em aplicações de provas ou reposições de aula – uma vez que os esportistas viajam muito – , além de descontos na mensalidade.

Nesse caso, o benefício vai além da atração de alunos com esse perfil. O ganho é também de imagem para a escola, que passa a ser vista como apoiadora do esporte e dos atletas. E, claro, cada vez que um desses alunos esportistas se destaca, ele levam o nome da instituição com ele.

Antes de oferecer logo a diminuição no valor da mensalidade a escola pode propor outros benefícios, que também agradarão os pais e pesarão menos em seu orçamento. Alguns exemplos são desconto no material didático ou no uniforme; isenção de taxa de eventos ou oferta de atividade extra sem custo adicional, como aula de reforço.

Há, ainda, outras formas de oferecer descontos de forma a atrair novos alunos, como bolsas para filhos de funcionários da escola e de ex-alunos, redução de preço para irmãos, desconto na rematrícula, no pagamento à vista e para as famílias que indicam outros alunos.

Dê descontos com moderação!

Não há dúvidas de que os descontos, convênios e outras estratégias de concessão de benefícios são excelentes estratégias para a escola atrair alunos e garantir o pagamento em dia. Mas, lembre-se: tudo precisa ser detalhadamente planejado para que eles não atrapalhem a instituição em vez de ajudar.

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Os benefícios geram uma grande satisfação nos alunos e nas famílias no primeiro momento, mas no longo prazo começam a ser vistos como direito e usados como moeda de troca pelos responsáveis financeiros.

Para evitar isso é importante que a escola coloque prazo para os benefícios e informe aos alunos e pais que eles estão associados a determinadas circunstâncias, que podem ser, por exemplo, o desempenho ou a assiduidade do aluno. A instituição também pode criar um sistema de bolsa rotativa, de forma que os pais entendam que os benefícios precisam chegar a todos que demandam por eles.

A gestão da escola não deve se sentir acuada diante de todos os pedidos de bolsas e descontos que recebe. Eles precisam ser avaliados com calma dentro do planejamento da instituição e, se o benefício não puder ser concedido, a escola precisa encontrar formas honestas e estratégicas de dizer isso.

Uma dica é revisar os diferenciais da escola, lembrar que a qualidade exige um preço e, se for necessário, explicar que a instituição precisa manter seu padrão e não pode colocar em risco sua sustentabilidade financeira.

Não erre na conta dos descontos

Chegar ao valor certo de descontos e bolsas a serem concedidos, garantindo o equilíbrio do caixa da escola não é uma tarefa fácil. Como essa é uma equação que depende de diferentes números, como valor da matrícula, faturamento, taxa de inadimplência, entre outros, o ideal é que a direção tenha o auxílio de um bom software de gestão, como os programas da AIX Sistemas.