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Requerimentos online: como a secretaria escolar pode se beneficiar

A tecnologia revolucionou o cotidiano das instituições de ensino. Nesse cenário, os requerimentos online têm mostrado toda a sua força.

Por meio de uma série de ferramentas, as escolas têm a possibilidade de otimizar as tarefas do dia a dia, ter ações mais acertadas e oferecer um ambiente muito mais moderno, atrativo e dinâmico para toda a comunidade envolvida. 

Com eles, os colaboradores conseguem realizar as suas atividades de forma muito mais rápida, além de evitarem vários entraves e situações desconfortáveis na rotina de trabalho. É justamente sobre isso que trataremos neste artigo!

Benefícios da tecnologia no cotidiano das escolas

Antes de mais nada, porém, é de suma importância compreender o peso da tecnologia nas instituições de ensino. O mundo já não é mais o mesmo. A pandemia da Covid-19 evidenciou ainda mais essa realidade.

As pessoas puderam experimentar na prática as diversas possibilidades do universo online e constataram que, em muitos casos, a presença física é dispensável. E mais: há muito a se ganhar com isso.

Nas escolas, a tecnologia tem revelado que a educação à distância pode render bons resultados, que não é preciso armazenar todos os documentos em papéis e em gavetas e que muita coisa pode ser resolvida a um clique do mouse.

Nesse chamado novo normal, pais e alunos têm se deparado com diversos ganhos, mas os colaboradores e as próprias instituições de ensino também!

O dia a dia de uma secretaria escolar é repleto das mais diversas obrigações. O volume de tarefas a fazer, no entanto, pode ser diminuído pela metade ou até mais com a utilização das ferramentas tecnológicas certas. A cada dia, algumas situações já estão se tornando algo do passado, como a necessidade de levar papéis para todo lugar.

Quais as desvantagens dos requerimentos presenciais?

Diante desse quadro, os requerimentos de secretaria escolar também já não precisam ser feitos da mesma maneira de antigamente, até porque antes dos bons recursos tecnológicos que se tem hoje, eles eram muito mais trabalhosos. Listamos algumas desvantagens abaixo!

Filas

Quando um requerimento é feito online, não é preciso enfrentar filas. Ficar esperando para ser atendido é algo nada produtivo. Entregar documentos presencialmente pode gerar um desgaste totalmente infrutífero.

Tempo de espera

Nesse cenário, o tempo de espera para um atendimento e até para receber uma resposta consequentemente também se torna muito maior. Esse período poderia ser utilizado para outras tarefas, mais estratégicas.

Sobrecarga de trabalho da equipe

Com tantos afazeres trabalhosos e demorados, a equipe fica muito mais sobrecarregada. Com isso, há muitos mais casos de estresse e até de esgotamento mental.

Cuidar bem dos colaboradores é essencial. A satisfação das pessoas é algo muito bom para elas, mas também para as instituições. Quando elas estão bem, produzem mais e melhor. Quando têm a certeza de que o local realmente se preocupa com elas, criam laços relevantes e se sentem mais motivadas a se dedicarem cada vez mais aos seus afazeres.

Vantagens dos requerimentos online para a secretaria escolar

Se, por um lado, requerimentos presenciais podem ser um processo desgastante, por outro, quando feitos de modo online, eles oferecem diversos benefícios para todos os envolvidos, em curto, em médio e em longo prazo. Separamos aqui alguns deles!

Rapidez

A rapidez com que um requerimento online é feito chama a atenção. Com alguns minutos, é possível realizar várias tarefas que poderiam durar horas.

A agilidade nos processos é de suma importância para a gestão escolar. Isso faz com que os colaboradores se concentrem em outras ações que precisam de uma atenção mais focada.

Além disso, traz mais bem-estar e satisfação para toda a equipe e comunidade escolar. Oferecer boas ferramentas para que as pessoas possam atuar é essencial para que elas se sintam valorizadas e amparadas pela instituição.

Automatização

A automatização tem sido priorizada nos mais diferentes segmentos da economia, do comércio à indústria. Mais do que um benefício, isso tem se tornado uma necessidade.

Adaptar-se às novas demandas é essencial para qualquer local que presta algum tipo de serviço. Uma vez que esses lugares precisam se comunicar com diversos outros, não ter como fazê-lo tecnologicamente já não tem sido mais uma opção.

Mensuração da produtividade dos funcionários

Outra importante vantagem dos requerimentos online é a possibilidade de medir a produtividade dos colaboradores. Por meio de uma boa ferramenta tecnológica, a gestão escolar tem como acompanhar tudo o que está sendo feito pela equipe de maneira rápida e prática.

Quando foi realizada tal ação? A que horas? Já houve algum retorno? Qual? Verificar as métricas que envolvem as tarefas cotidianas é essencial para compreender o que de fato está ocorrendo na instituição, o que precisa de melhoria, quais são os principais gargalos, entre outros.

Sem esse acompanhamento, muitas vezes, o resultado é uma desorganização generalizada. A falta de um registro exato do que está sendo realizado pode gerar ruídos na comunicação, incompreensão dos fatos, entre muitas outras situações desagradáveis e desgastantes.

Possibilidade de fazer upload de arquivos

Por fim, mais um importante benefício que se pode verificar nesse cenário de otimização da gestão da secretaria escolar é a possibilidade de fazer upload de arquivos. Transferir documentos de um dispositivo para o outro, além de ser algo muito prático e rápido, traz muito mais organização para a rotina.

Além disso, libera espaços físicos que podem ser utilizados para outros fins, o que reflete, inclusive, em vantagens econômicas.

Quando a secretaria escolar faz os requerimentos online, o setor tem acesso a um mundo de possibilidades que otimizam a rotina e gera vários ganhos para todos os envolvidos. Nesse cenário, a utilização de uma boa ferramenta, como o módulo Protocolo do ERP AIX, mostra-se bastante eficaz.

O recurso permite o cadastro de vários processos, de diversos tipos de documentos e de trâmites. Além disso, também emite relatórios e oferece a possibilidade de os colaboradores acompanharem online todos os requerimentos, fazendo pesquisas por data, concluídos ou pendentes, entre outros filtros. Alunos e responsáveis também ganham muito com todo esse sistema.