Como escolher um software de gestão escolar?

Existem diversos softwares de gestão escolar: alguns mais simples, outros medianos e as soluções completas e integradas, que automatizam os processos de todas as áreas. Mas, como saber qual o tipo de software ideal para minha escola?  Quais requisitos ele deve atender? Com base na experiência de mais de vinte anos da nossa empresa, preparamos algumas dicas que vão lhe orientar no processo de escolher um software de gestão escolar.

Primeiramente, o que é um software de gestão escolar?

Um software de gestão escolar é aquele desenvolvido especificamente para a administração de um curso livre, uma escola ou uma faculdade.

Ao contrário de uma solução generalista, o software de gestão escolar foca nas necessidades de uma instituição de ensino, automatizando processos importantes, como exemplo:

  • Matrícula dos alunos, com geração dos boletos bancários;
  • emissão do contrato escolar e da ficha de matrícula;
  • lançamento e apuração do resultado de notas e faltas;
  • geração de relatórios e gráficos que permitem o acompanhamento do desenvolvimento acadêmico dos alunos;

Durante um processo de escolha de um software de gestão escolar, é bem provável que apareçam algumas opções de sistemas que não sejam voltados especificamente para a gestão escolar. Tratam-se de sistemas genéricos, que atendem aos processos de uma empresa, independente do segmento. Com certeza, esta não é a melhor opção!

O que você espera de um software de gestão escolar?

Não invista em uma solução apenas porque lhe falaram que é importante informatizar. Pense no que sua escola realmente precisa e quais os ganhos o software precisa lhe oferecer.

Quer deixar os processos mais ágeis e melhorar a qualidade da prestação dos serviços? Deseja ter um controle mais rigoroso sobre as finanças, controlando a inadimplência e o fluxo de caixa? Ou está insatisfeito com a prestação do serviço de suporte técnico que o software atual lhe oferece?

Faça uma lista com suas necessidades, deixando claro o que é mais ou menos prioritário. Desta forma, será bem mais fácil para você escolher o software mais adequado a sua escola.

Caso seu interesse seja encontrar um software completo de gestão escolar, vale a pena conhecer nosso ebook “13 Recursos Indispensáveis em Um Software de Gestão Escolar”.

Quanto você está disposto a investir?

A implantação de um software de gestão escolar envolve investimentos que vão além dos custos de aquisição ou locação do sistema. É importante pensar em outros valores que farão parte do investimento na nova solução:

  • aplicativos e máquinas necessárias para o pleno funcionamento do software de gestão escolar;
  • horas de trabalho dedicadas ao projeto de compra do novo sistema (pesquisas, apresentações, análises, implantação e treinamento dos usuários);
  • tempo que os funcionários levarão para configurar e aprender a utilizar o novo sistema;
  • Considere tudo isto e defina qual o orçamento que sua escola tem disponível para o projeto.

Agora que você já sabe o que realmente é um software de gestão escolar, definiu quais suas expectativas e sabe quanto pode investir está pronto para organizar o processo de aquisição do novo software.  Abaixo, você confere, resumidamente, 8 dicas de cuidados que você deve ter no processo de escolha do software.

Alguns cuidados a seguir no processo de escolha

1 – Envolva sua equipe no processo

Os futuros usuários do sistema devem ser envolvidos desde o início do processo, participando inclusive da escolha do melhor fornecedor.

2 – Identifique no Google os principais fornecedores

Visite o site das empresas e selecione as mais confiáveis, utilizando critérios como tempo de existência da empresa, experiência no segmento educacional, quantidade de clientes, credibilidade etc.

3 – Compare o material de apresentação recebido

Entre em contato com as empresas selecionadas e solicite material informativo e uma proposta comercial. Avalie a qualidade, a confiabilidade das informações apresentadas e se o preço está de acordo com o orçamento que você tem.

4 – selecione os softwares que vale a pena conhecer

Assista uma demonstração dos sistemas selecionados, observando se atendem as necessidades que você definiu no início do processo

5 -Escolha a opção ideal para sua escola

Considerando todos os fatores apresentados anteriormente, escolha aquela empresa que está melhor preparada para se tornar parceira de sua escola.

6 – Última dica

Independente do software ou da empresa que você escolher, o processo de implantação do novo software de gestão escolar também exige cuidados importantes que você deve observar.  Leia também o ebook Como Escolher Um Sistema de Gestão Escolar e descubra todas as informações que você precisa saber sobre o processo.

 

Como Escolher um Software de Gestão Escolar

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