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Como adequar a sua escola à LGPD?

Nos últimos meses, quatro letras têm aparecido juntas em uma série de debates dentro e fora da internet: LGPD. Sigla para Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), que entrou em vigor no dia 18 de setembro de 2020, a medida abarca uma série de cuidados com a privacidade e com a manipulação de dados pessoais de terceiros.

No entanto, apesar de grande parte dos indivíduos já ter lido essa sigla por aí, ainda restam diversas dúvidas sobre o assunto. Afinal, do que dispõe essa novidade? Como ela interfere no dia a dia das empresas, dos usuários da internet, dos estudantes e de qualquer cidadão de maneira geral? O que as escolas têm a ver com isso e como elas devem tratar o assunto? É justamente sobre isso que falaremos neste artigo!

O que é a LGPD?

Antes de qualquer coisa, é fundamental deixar claro para que, de fato, serve a LGPD. Trata-se de um marco no Brasil no que diz respeito à regularização do uso de dados pessoais colhidos pelas mais diversas organizações e setores. A lei entrou em vigor no dia 18 de setembro de 2020, após quase uma década de discussão no Congresso Nacional.

Inspirada na General Data Protection Regulation da União Europeia (GDRP), a LGPD trata, de forma transparente, sobre como as informações pessoais de cada indivíduo podem ser armazenadas e utilizadas pelas empresas que as recolhem. 

Ou seja: traz vários pontos que devem ser seguidos para que essas organizações recebam e usem informações individuais de forma legal, sem prejudicar a privacidade de ninguém.

A lei assinala, por exemplo, o que é dado pessoal, quem é o titular deles, quem tem poder de decisão acerca do controle desses dados, o que é consentimento, como as empresas precisam agir para não fazer nada ilícito nesse sentido, entre outras situações. 

Nesse cenário, qualquer pessoa pode indagar as organizações, sejam elas públicas, sejam elas privadas, o que está sendo feito com suas informações pessoais.

Diante desse quadro, empresas dos mais diferentes ramos têm de reservar parte dos seus investimentos em tecnologias e processos que ajudem a garantir a legalidade no tratamento dos dados dos indivíduos.

Como a LGPD se aplica ao ambiente educacional?

Como já foi dito neste artigo, a LGDP abarca as mais diferentes instituições, e as escolas e faculdades, é claro, não ficaram fora dessa. É preciso que elas tenham um cuidado todo especial para não fazerem algo ilícito e para não ter uma série de problemas posteriormente. 

Além disso, elas têm várias particularidades nessa nova realidade, e uma delas está relacionada ao tratamento de informações de menores. Quando o assunto está relacionado a crianças até os 12 anos, por exemplo, a lei determina que o tratamento de dados só pode ser feito com a autorização de um dos responsáveis pelos pequenos.

Já em relação aos adolescentes de 12 aos 18 anos, a LGPD indica que as informações poderão ser utilizadas para as atividades realizadas no ambiente escolar, mas o armazenamento de dados sensíveis, como origem racial, religião e informações sobre a saúde, também deverão contar com o aval de um responsável.

Essas autorizações, aliás, devem ser feitas de forma escrita e não valem para sempre: podem ser revogadas a qualquer momento.

Cabe às instituições de ensino também deixar bem claro quais dados elas recolhem e de que forma eles serão utilizados pela instituição de ensino.

O que deve ser feito na prática?

Na prática, as instituições de ensino precisam trabalhar a sua estratégia para que possam seguir o que determina a LGPD. A ajuda profissional é muito importante nesse momento, inclusive com soluções tecnológicas envolvendo todo esse processo. 

A lei determina uma função voltada somente para o acompanhamento da adequação das normas, que é a do encarregado de dados. O serviço pode ser terceirizado.

O cuidado com as informações pessoais começa logo no momento da matrícula, que é quando se inicia o recolhimento dos dados. É imprescindível que os responsáveis pelas crianças/adolescentes e os próprios alunos saibam quais informações serão armazenadas e por qual motivo.

Além disso, as escolas também necessitam rever uma série de contratos, como os de trabalho e os de ensino, pois todos os envolvidos precisam ter os seus dados preservados. Deve-se pensar não somente nos estudantes e em seus responsáveis, mas também nos colaboradores da instituição de ensino.

A política de privacidade deve estar no site da instituição, mostrando transparência sobre o que é recolhido e utilizado, bem como o contato do encarregado de dados. É essencial um disclaimer, ou seja, um aviso legal acerca da utilização das informações e uma notificação de permissão para o acesso/armazenamento dos dados.

Tudo precisa estar disponível de maneira fácil e rápida, uma vez que os detentores dos dados podem solicitar o acesso a eles quando acharem necessário.

O que ocorre em caso de descumprimento?

Uma série de sanções podem ser aplicadas, a partir de agosto de 2021, se as organizações não se adequarem à LGPD como deveriam. Elas incluem multa simples sobre o faturamento do ano anterior, de 2%, divulgação da infração em veículos como o Diário Oficial, além de bloqueios dos dados pessoais.

Como as ferramentas tecnológicas podem ajudar?

Para que tudo dê realmente certo, é fundamental contar com o auxílio de profissionais qualificados e de boas ferramentas que ajudem a receber e a manter os dados conforme as determinações previstas em lei. Sem isso, diversas situações podem passar batidas e se converterem em dores de cabeça posteriormente.

Nesse cenário, o Enterprise Resource Planning (ERP) da AIX tem muito a contribuir. O sistema de matrícula online disponibilizado por esse software está totalmente parametrizado com as exigências da LGPD. 

Assim, já no início do contato com os responsáveis pelas crianças/adolescentes, tudo ocorrerá da forma como tem que ser, evitando uma série de problemas e sanções.

A LGPD é um marco importante no que diz respeito à privacidade e à proteção de dados e deve ser levada a sério pelas mais diferentes organizações, inclusive pelas instituições de ensino. Contar com recursos tecnológicos que auxiliem nesse processo já no ato da matrícula online é essencial para obter bons resultados.